- Le cycle de vie des données et documents

La base Archimage est l’entrepôt unique gérant les données et documents versés au service des archives. Elle s’agrège aux autres outils proposés par l’EFA, dans un environnement numérique institutionnel prenant en charge la gestion des données administratives et scientifiques tout au long de leur cycle de vie, suivant le rythme annuel des missions de l’établissement.

En amont de la mission : planification

La plateforme Missions permet notamment de :

• recueillir les métadonnées liées à l’identification et la documentation de la mission ;
• nommer un référent archives chargé de la gestion des documents produits : il sera l’interlocuteur privilégié du service des archives tout au long de la mission ;
• spécifier les types de documents attendus : sous forme de checkbox à cocher dans la plateforme Missions, elles précisent les catégories de documents que le service des archives devra prendre en charge au terme de la mission. Elle sert également de socle à la rédaction d’un plan de gestion des données ;
• lister des besoins en numérisation pour la mission : elle permet au service des archives de prendre en charge les demandes ponctuelles au fil de l’eau ou d’intégrer celles-ci dans un plan annuel de numérisation.

Les fiches pratiques Archives disponibles en ligne sur le site de l’EFA renseignent les chercheurs sur leurs droits et devoirs en lien avec les données et documents produits, et aident les équipes dans la gestion courante et le versement en fin de mission.

Durant la mission : gestion

Les carnets numériques de l’EFA offrent notamment aux équipes un espace de travail collaboratif et de stockage en ligne, ainsi qu’un hébergement de base de données, dans le cadre des recherches en cours. Cet espace est réservé aux seules personnes autorisées par le détenteur du carnet.

Parallèlement, les référents archives récupèrent auprès du service les procédures visant à préparer et structurer le versement des documents.

À la fin de la mission : versement

Au sein du carnet numérique de la mission, les fichiers, classés par type de documents et accompagnés des métadonnées descriptives, sont copiés dans un répertoire Archives doté une arborescence modèle. Cette arborescence correspond aux checkbox de la plateforme Missions.

Un lien de partage vers ce dossier est envoyé par courriel au service, qui récupère le versement via ftp.

Les documents papier sont versés sur place à la fin de la mission annuelle.

Après avoir vérifié la conformité du versement, un bordereau rédigé par le service des archives est adressé au responsable de la mission. Signé par les deux parties, il entérine le versement des documents à l’EFA.

Que deviennent les données ?

Les métadonnées descriptives sont contrôlées et enrichies, puis importées dans Archimage. Dès leur import, les notices descriptives sont affichées en mode public.

Les fichiers numériques sont au besoin convertis dans des formats interopérables et pérennes et sont ensuite associés aux notices en relation.